Trong quá trình học tập và nghiên cứu môn quản lý nhà nước, các thuật ngữ: hành chính, quản lý, lãnh đạo, là những thuật ngữ khá quen thuộc đối với mọi người. Tuy nhiên, trong thực tế việc phân biệt giữa hành chính và quản lý, giữa quản lý và lãnh đạo, giữa nhà quản lý và nhà lãnh đạo, đôi khi vẫn còn có sự lẫn lộn. Bài viết sau đây chỉ là một ít kiến thức tổng hợp nhất định được góp nhặt từ vài nguồn tài liệu hạn chế khác nhau xin được góp phần tìm hiểu thêm về một số khía cạnh của các thuật ngữ ấy.
1. Hành chính:
Theo từ Latinh cổ, thuật ngữ “hành chính”(administration) có hai nghĩa phân biệt nhau: giúp đỡ, hỗ trợ hay phục vụ - (một người hay một nhóm người dành cho một người hay một nhóm người khác) và quản lý, hướng dẫn hay cai trị (một người hay một nhóm người đối với một người hay một nhóm người khác). Kết hợp hai nghĩa này với nhau ta thấy thuật ngữ “hành chính” vừa có nghĩa là phục vụ, hỗ trợ lại vừa có nghĩa là quản lý, điều hành. (1)
Nếu xét theo nghĩa của từ nguyên Hán Việt thì “hành” trong hành chính có nghĩa là làm. Còn chữ “chính” thì trong tiếng Hán có hai chữ không ra đời cùng lúc, chữ trước có nghĩa là “ngay thẳng, khuôn phép, chính đáng, phải, ở giữa”, từ đó tạo ra chữ chuẩn thứ hai với các nghĩa: “ làm cho ngay thẳng, việc quan, việc nhà nước, cai trị”. Cho nên khi Quý Khương Tử (đại phu nước Lỗ) hỏi Khổng Tử về vai trò của “chính” trong phép trị nước, Khổng Tử đáp: “ Chữ chính (cai trị) là do nơi chữ chính (ngay thẳng) mà ra, bởi vậy, trị dân là làm cho dân trở nên ngay thẳng” – đây được coi là một trong những cách ngôn hay nhất về việc cai trị. Điều cần làm cho ngay thẳng trước hết là cái tâm. Muốn khiến cho dân trở nên ngay thẳng thì trước hết giới lãnh đạo cần phải đạt được cái tâm trong sáng, ngay thẳng (chính tâm). Để giải quyết nạn trộm cắp, nhũng nhiễu tràn lan, Quý Khương Tử hỏi Khổng Tử nên làm thế nào, Khổng Tử bảo: “ Quan lại chẳng tham nhũng thì có thưởng cho bọn trộm cắp nó cũng không dám làm”. Trong xã hội xưa, chữ “chính”(ngay thẳng) rất được đề cao, được xem như một trong những phẩm chất hàng đầu của người quân tử.Người quân tử thì phải “chính nhân”, lời nói phải “chính ngôn”, làm việc gì phải “chính danh”...Thậm chí trong điện Thái Hoà, nơi làm việc hàng ngày của vua quan các triều đại phong kiến, bốn chữ “Chính đại quang minh” (việc làm đúng đắn, công khai) luôn được treo nơi chính giữa cung điện, vị trí tôn nghiêm, trang trọng nhất. Ngày nay tên gọi của cơ quan hành chính nhà nước cao nhất – Chính phủ cũng không nằm ngoài ý nghĩa đó (chính => ngay thẳng => cai trị). Hễ chừng nào còn tồn tại nhà nước thì yêu cầu ngay thẳng, nghiêm minh (chính) vẫn còn là một đòi hỏi thường trực đối với bộ máy công quyền và đội ngũ công chức bởi phương ngôn “thượng bất chính, hạ tắc loạn” đã không bao giờ là lạc hậu đối với bất cứ một xã hội nào.
                Như vậy, thuật ngữ “hành chính” dù theo nghĩa của từ Latinh cổ hay theo nghĩa Hán Việt thì đều gặp nhau ở một ý nghĩa chung là hướng về người dân và làm sao cho cuộc sống của họ tốt đẹp hơn. Nói như Bác Hồ: “Việc gì lợi cho dân, ta phải hết sức làm, việc gì hại đến dân, ta phải hết sức tránh”, đó cũng chính là ý nghĩa của hành chính vậy.
2. Quản lý:
Trong tiếng Anh và tiếng Pháp, từ “management” dùng hiện nay được hiểu là quản lý. Một số nhà nghiên cứu cho rằng từ này có nguồn gốc từ tiếng Latinh (manus => main => bàn tay) hoặc là từ phát sinh từ tiếng Ý (manegiaire => manoeuvrer => vận hành, mánh khoé). Bắt nguồn từ tiếng Latinh, có rất nhiều cách sử dụng thuật ngữ này liên quan tới hai ý được ngầm hiểu trong định nghĩa hiện đại của từ management, đó là:
_ Sự rèn luyện, ví dụ như là học cách sử dụng công cụ này hoặc công cụ kia với sự khéo léo ít nhiều;
_ Sự dẫn dắt, chỉ huy một cộng đồng (nhiệm sở, xí nghiệp, gia đình...), trông nom, giữ gìn một khối tài sản có trách nhiệm phải gánh vác.
Nhìn chung, thuật ngữ “quản lý” có thể được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau tuỳ thuộc vào góc độ nghiên cứu của những ngành khoa học khác nhau. Tuy nhiên, xét riêng trong lĩnh vực hành chính, có thể hiểu quản lý là thuật ngữ chỉ “Hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp, tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra...các quá trình xã hội và hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất”. (2)
Karl Marx đã hình dung quản lý như công việc của một người nhạc trưởng chỉ huy một dàn nhạc, biết phối hợp một cách hài hoà âm thanh của những nhạc cụ khác nhau, tạo nên những bản nhạc tuyệt vời.
Tra theo từ nguyên Hán Việt thì thuật ngữ “quản lý” cũng chứa đựng một hàm nghĩa tương tự như vậy. “Quản” là từ chỉ hoạt động trông coi, điều khiển để duy trì trạng thái ổn định và phát triển của đối tượng quản lý (coi sóc một gia đình gọi là quản gia, coi sóc một nghĩa trang gọi là quản trang...). Chữ “lý” có nghĩa ban đầu của nó là hoạt động “sửa ngọc, làm ngọc”. Muốn mài hòn ngọc thô thành vật trang sức theo ý mình, người thợ phải dựa vào mạch, gân, vân – cái “lý” của ngọc. Người thợ làm ngọc giỏi là người thợ có thể nhìn thấu được cái “lý” của viên ngọc để có thể tạo ra được những viên ngọc đẹp nhất, ưng ý nhất. Chữ “lý” còn có nghĩa là “sửa sang, sắp đặt”; là “cái lẽ sao mà phải làm, tức là cái đạo tự nhiên” - một phạm trù triết học chỉ quy luật tự nhiên của bản thân sự vật, quy luật của sự vật. Như vậy, quản lý tức là hoạt động trông coi, điều khiển, sửa sang, sắp đặt... các quá trình xã hội và hoạt động của con người theo đạo tự nhiên, tức là theo quy luật, cả quy luật của thiên nhiên và quy luật của xã hội. Cùng trên mảnh đất ấy, cũng những người nông dân ấy, cũng với thời tiết ấy, khí hậu ấy, hạt giống ấy... nhưng thay vì trên những luống cày ấy sẽ đem lại đầy đủ lúa gạo để ăn thì chúng ta lại phải nhập bo bo về cứu đói cho nông dân. Phải chăng đó chính là hậu quả việc “quản” chưa phù hợp với “lý”. Ngược lại, khi có khoán 10 ra đời cho đến nay, người dân Việt Nam không chỉ đủ lúa gạo để ăn mà còn có dư thừa để xuất khẩu, đứng thứ hai trên thế giới về xuất khẩu gạo. Ấy có phải là do đã “quản” theo “lý” nên chúng ta mới đạt được thành tựu như vậy?. Đây chỉ là một minh chứng nhỏ cho việc “quản” theo “lý” và “quản” không theo “lý”. Cuộc sống còn nghìn, vạn những minh chứng như vậy. Tựu trung lại, nếu “quản” theo “lý” thì sẽ thành công, “quản” không theo “lý” thì dù sớm hay muộn nhất định cũng sẽ chuốt lấy thất bại mà thôi.   
Trên đây là một số kiến thức nhất định về hai thuật ngữ “hành chính” và “quản lý”. Mặc dù buổi ban đầu hai khái niệm này có cùng ý nghĩa, đều là “chăm lo công việc” hay “chịu trách nhiệm về” v.v... Về sau, người ta ngày càng tìm ra được những điểm khác nhau giữa hai khái niệm này, chúng không còn đồng nghĩa với nhau. “Nếu như mục tiêu cuối cùng và duy nhất của quản lý là đạt được mục tiêu (có thể bằng mọi cách) thì mục tiêu cuối cùng của hành chính thường là duy trì tiến trình, thủ tục đã hình thành để hướng tới các mục tiêu đã được xác định”.(3)   
3. Lãnh đạo:
Theo nghĩa Hán Việt, “lãnh” (hay lĩnh) có nghĩa là cái cổ áo. Ngày xưa, muốn cho áo thẳng thì người ta phải nắm cái cổ áo và tay áo để xóc áo (giũ áo), cho nên người nào quản lý một bộ phận, một nhóm người, một đoàn thể thì gọi là lãnh tụ (“lãnh” là cổ áo, “tụ” là ống tay áo, những bộ phận quan trọng của chiếc áo, được nắm (trị) để xóc cho áo thẳng (chính)). Từ “đạo” ở đây có nghĩa là dẫn đưa, chỉ dẫn, đưa đường chỉ lối. Cho nên từ đó “lãnh đạo” được hiểu là việc vạch đường lối và phương pháp hành động cho một tập thể, một tổ chức, quần chúng.
Trong thực tế, đôi khi chúng ta hãy còn nhầm lẫn khi sử dụng hai thuật ngữ “quản lý” và “lãnh đạo” cũng như trong cách gọi nhà quản lý (manager) và nhà lãnh đạo (leader). Như trên đã nói, quản lý là hoạt động trông coi, điều khiển, sửa sang, sắp đặt... các quá trình xã hội và hoạt động của con người theo quy luật để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất. Còn lãnh đạo là hoạt động vạch đường lối và phương pháp hành động cho một tập thể.
Nhà quản lý, được Karl Marx ví như một nhạc trưởng trong một giàn nhạc giao hưởng, mỗi nhạc công có thể biểu diễn loại nhạc cụ của mình hay hoặc không hay hơn nhạc trưởng nhưng người nhạc trưởng phải biết phối hợp được âm thanh của tất cả các nhạc cụ trong giàn nhạc, điều khiển các nhạc công biểu diễn theo ý của mình để có thể hoà tấu thành một bản giao hưởng tuyệt vời. Nhà quản lý có thể sử dụng những người kém hơn mình và thường họ có khuynh hướng không muốn cho nhân viên giỏi hơn họ. Do đó nếu nhà quản lý thật sự giỏi thì tổ chức đó sẽ phát triển nhưng nếu nhà quản lý tồi thì tổ chức không thể nào phát triển được. Ngược lại nhà lãnh đạo có thể không giỏi bằng cấp dưới của mình nhưng phải giỏi ở chổ biết phát hiện và phát huy cái giỏi của cấp dưới. Hán Cao Tổ Lưu Bang đã từng nói trước quần thần rằng: “Tài cầm quân đánh trận trẫm không bằng Hàn Tín, mưu lược trẫm không bằng Trương Lương, vận động binh lương trẫm không bằng Tiêu Hà nhưng sở dĩ trẫm có được cơ nghiệp này là bởi trẫm đã biết sử dụng ba người kia”.
Trong mỗi con búp bê Matrioska (một món quà lưu niệm độc đáo của người Nga) là một con búp bê nhỏ hơn, nếu người lãnh đạo chỉ sử dụng những người kém hơn mình thì trong tổ chức đó chỉ còn lại những con người tí hon. 
Việc cố tìm ra định nghĩa và phân định sự khác nhau giữa hai khái niệm nhà quản lý và nhà lãnh đạo đã khiến các nhà khoa học xã hội phải tốn không ít khối nơron thần kinh. Trong một hội thảo về vấn đề lãnh đạo - quản lý của mạng Poynter.org, học giả John Kotter nêu lên ý tưởng:
Một nhà quản lý...
- đối phó với tình huống phức tạp
- lập kế hoạch hoạt động và ngân sách
- tổ chức công việc cho nhân viên
- kiểm soát và giải quyết vấn đề
Một nhà lãnh đạo...
đối phó với sự thay đổi
đề ra hướng đi
sắp xếp nhân sự phù hợp
thúc đẩy mọi người
Trong khi đó, Warren Bennis thì cho rằng:
Một nhà quản lý...
- khuyến khích hiệu quả
- là chiến sĩ tốt
- làm theo chỉ đạo của cấp trên
- chấp nhận hiện trạng
- làm cho công việc đúng đắn
Một nhà lãnh đạo...
khuyến khích hiệu quả
là chính bản thân mình
đề ra ý tưởng
thách thức
làm những việc đúng đắn
Một học giả khác thì phân biệt:
Một nhà quản lý...
- chỉ việc cho người dưới quyền
- thường gây lo sợ cho cấp dưới
- cách nói “Tôi”
- câu hỏi : “ Ai sai?”
- yêu cầu phải làm.
- đòi hỏi sự tôn trọng
Một nhà lãnh đạo...
- tạo sự cảm hứng cho người khác làm việc
- tạo sự đoàn kết yêu thương
- cách nói : “Chúng ta”
- chỉ ra “cái gì sai, sai ở đâu?”
- chỉ rõ cách làm việc
- tạo ra sự tôn trọng
Nhưng có lẽ nhận định của nhà tư tưởng về vấn đề lãnh đạo, ông Joseph C. Rost, mới là sự phân định rõ ràng và hết sức quan trọng. Ông lập luận rằng quản lý là nói về quyền hạn, còn lãnh đạo là nói về ảnh hưởng. Các nhà quản lý có quyền hạn để thực thi công việc. Họ có thể đạt được điều đó bằng sức mạnh (chế độ thưởng - phạt), sử dụng cương vị của mình. Nhưng những nhà quản lý làm lãnh đạo, và những nhà lãnh đạo không làm quản lý, lại đạt được các mục tiêu của họ thông qua ảnh hưởng. Ảnh hưởng có được từ niềm tin của những người khác - nhờ khả năng chuyên môn, tính toàn vẹn và tha giác (khả năng xác định và hiểu tình cảm hoặc khó khăn của người khác) của một người nào đó. Ảnh hưởng tối đa thuộc về những người mạnh cả 3 lĩnh vực này. Sử dụng những người giỏi, tạo một môi trường làm việc hợp tác và tinh thần làm chủ, quan tâm đến tình cảm của nhân viên, tất cả điều đó thực sự cần cái “tâm” của người lãnh đạo. Nhưng đổi lại, người lãnh đạo chắc chắn sẽ làm bùng nổ những nguồn sinh lực mới trong mỗi nhân viên của mình. Và đó chính là người lãnh đạo có tầm. Sự hơn nhau giữa nhà lãnh đạo và nhà quản lý được phân định rõ bởi cái tâm và cái tầm của họ. Đó cũng chính là mấu chốt của vấn đề.
Tài liệu tham khảo:
(1), (3) Hành chính công (dùng cho nghiên cứu học tập và giảng dạy sau đại học), HVHCQG, TS. Nguyễn Ngọc Hiến (chủ biên), NXB. Thống kê 2003, trang 7, 8.
(2)  Một số thuật ngữ hành chính, HVHCQG - Viện Nghiên cứu hành chính, NXB. Thế giới 2000. 
 Hán Việt Tự Điển, Thiều Chửu, NXB. TP. Hồ Chí Minh 1999.
 Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam, Nguyễn Lân, NXB. TP. Hồ Chí Minh 2000.