Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành hình thức bên ngoài của văn bản. Chính các yếu tố thể thức nầy làm cho hình thức văn bản hành chính nhà nước khác với hình thức các loại văn bản khác. Các yếu tố thể thức văn bản và việc trình bày các yếu tố thể thức trên một văn bản hành chính nhà nước có ý nghĩa rất quan trọng. Qua đó nó thể hiện tính uy nghiêm, trang trọng của nhà nước và đồng thời nó còn phản ánh trình độ văn minh lịch sự trong quản lý. Chính vì vậy ở mỗi thời kỳ, nhà nước ta luôn quan tâm đến các yếu tố thể thức và không ngừng bổ sung, hoàn thiện các quy định về cách trình bày các yếu tố thể thức ngày càng hoàn thiện hơn. Để đạt được ý nghĩa trên hiện nay nhà nước ta ban hành nhiều văn bản quy định và hướng dẫn cách trình bày các yếu tố thể thức văn bản hành chính nhà nước.
Trước hết đó là Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Tại điểm a, khoản 1, điều 5 của nghị định quy định: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính nhà nước bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 6 tháng 5 năm 2005, của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định của Nghị định số 110. Để cụ thể hóa hai văn bản trên  ngày 12 tháng 12 năm 2005, Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long ra quyết định số: 2787/2005/QĐ-UBND, về việc quy định công tác văn thư, lưu trữ và quản lý trình bày văn bản. Hiện nay với ba nội dung văn bản quy phạm pháp luật trên đủ làm cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính ở các cơ quan nhà nước. 
Qua khảo sát 4115 văn bản hành chính nhà nước, soạn thảo trong 3 năm (2006, 2007, 2008) bao gồm các quyết định, công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình… của 11 đơn vị cấp xã, trong tỉnh Vĩnh Long, qua đó cho thấy thực trạng kỹ thuật trình bày các yếu tố thể thức văn bản hành chính nhà nước cấp xã là đa số các văn bản đều có ghi đầy đủ các yếu tố thể thức.Tuy nhiên xem xét từng yếu tố cụ thể thì còn một số sai sót như sau:
- Về yếu tố kỹ thuật trình bày, sai nhiều nhất là số và ký hiệu của văn bản, có đến 2308/4115 văn bản trình bày sai về số ký hiệu chiếm 56%. Trình bày sai yếu tố số và ký hiệu văn bản chủ yếu là trình  bày theo cách cũ trước đây. Hiện nay theo hướng dẫn của Thông tư liên tịch số 55, thì văn bản của Ủy ban nhân dân ban hành phải ghi ký hiệu là UBND (trước đây ghi UB), đối với công văn thì không ghi CV. Việc trình bày sai số và ký hiệu văn bản làm ảnh hưởng đến việc đăng ký vào sổ và làm hồ sơ lưu trữ hiện hành của cơ quan.
- Kế đến là sai cách trình bày tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Trong số 4115 văn bản có đến 1927 văn bản ghi sai, chiếm 46,8%. Theo Thông tư liên tịch số 55 thì tên loại văn bản không ghi lại thẩm quyền ban hành và trích yếu nội dung văn bản không viết tắt về việc (V/v) (trừ công văn), không trong dấu ngoặc đơn hay ngoặc kép. Thực tế các văn bản ở cấp xã, hầu hết quyết định ghi lại thẩm quyền ban hành, còn trích yếu nội dung thì cho trong dấu ngoặc. Có một số tên loại văn bản không có trong số 23 tên loại văn bản hành chính quy định trong Nghị định số 110. Yếu tố tên loại văn bản và trích yếu nội dung có ý nghĩa cho biết văn bản ban hành tên loại gì và nội dung khái quát chủ yếu của văn bản. Sai cách trình bày tên loại và trích yếu nội dung văn bản sẽ làm ảnh hưởng đến sự chính xác và tính không lặp lại trong văn bản.
- Yếu tố thể thức sai nhiều thứ ba là sai cách ghi chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. Trong số 4115 văn bản có đến 1685 văn bản trình bày sai yếu tố chức vụ, họ và tên và chữ ký (chiếm 40,9%). Ở đây chủ yếu trình bày kiểu chữ không đúng quy định hoặc thẩm quyền đề ký ghi sai.Thực tế có nhiều văn bản ghi Phó Chủ tịch trực tiếp ký mà không ghi ký thay Chủ tịch. Chính cách ghi sai yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến hiệu lực pháp lý của văn bản.
Hầu hết tất cả yếu tố thể thức chung trình bày đều có sai sót như: Tên cơ quan ban hành sai chiếm 24,5%; địa danh ngày tháng sai chiếm 22,0%; quốc hiệu sai chiếm 21,6%; nơi nhận sai chiếm 20,2%; dấu cơ quan chiếm 14,1%; Sai ít nhất là cách trình bày nội dung văn bản chiếm 11,1%. Trong những yếu tố nầy, có yếu tố dấu cơ quan có ý nghĩa rất quan trong, nó thể hiện tính hợp pháp của văn bản. Nhưng trong thực tế vẫn còn tới 14,1% văn bản lưu chưa được đóng dấu cơ quan.
Trên đây là những sai sót trong kỹ thuật trình bày các yếu tố thể thức văn bản hành chính nhà nước. Việc sai sót đó có ảnh hưởng ít nhiều đến chức năng, đặc điểm của văn bản. Về lâu dài để khắc phục có hiệu quả phải tìm ra nguyên nhân, đề ra biện pháp khắc phục. Nhưng trước mắt để khắc phục sai sót về kỹ thuật trình bày nên sớm xây dựng chương trình bồi dưỡng công tác văn thư cho cán bộ, công chức cấp xã. Sau khi có chương trình bồi dưỡng công tác văn thư thì tổ chức ngay các lớp bồi dưỡng cho tất cả cán bộ, công chức làm công tác văn thư cấp xã trong toàn tỉnh. Có như vậy mới mong sớm khắc phục được những sai sót trong kỹ thuật trình bày các yếu tố thể thức trong văn bản hành chính nhà nước.