Giao tiếp thể hiện mối quan hệ giữa con người với nhau trong xã hội loài người. Giao tiếp có trong mọi hoạt động của con người, là nhu cầu không thể thiếu của con người. Ngày nay, khoa học cũng đã phần nào chứng minh sự giao tiếp được thực hiện từ lúc con người còn là thai nhi. Đến khi ta được sinh ra và là thực sự bắt đầu mối quan hệ giao tiếp không ngừng “học ăn, học nói, học gói, học mở” để tồn tại, hoạt động và phát triển nhân cách. Nếu không có sự giao tiếp với con người, thì ta không thể trở thành “người” được. Do đó, tùy mức độ mở rộng giao tiếp của từng người mà tâm hồn, trí tuệ của họ được phát triển. Giao tiếp đối với mọi cá nhân bình thường đã là quan trọng, đối với người lãnh đạo, quản lý càng quan trọng hơn, bởi ở đây là lãnh đạo,quản lý con người, tức phải giao tiếp với con người trong đời thường và trong tác động quản lý sao cho có hiệu quả nhất. Do ở mỗi con người có xu hướng, năng lực, tính khí, tính cách, điều kiện sống khác nhau nên có hệ thống phương thức thao tác của hành vi, lời nói, cử chỉ ứng xử, đối nhân xử thế khác nhau. Hệ thống phương thức thao tác đó được gọi là phong cách giao tiếp. Đối với người lãnh đạo,  quản lý, các nhà tâm lý học xã hội thường chia phong cách giao tiếp của họ thành 03 phong cách sau:

1. Phong cách giao tiếp độc đoán, gia trưởng: là loại phong cách mà người trên đối xử với kẻ dưới thường không có sự tôn trọng nhân cách, nó tạo ra những khoảng cách về tâm lý giữa người với người. Phong cách độc đoán gây nên ức chế tâm lý, kềm hãm sự sáng tạo, sự suy nghĩ độc lập của đối tượng. Phong cách này chỉ được dùng trong một số trường hợp đặc biệt trong quản lý như: trong chiến tranh ở thời điểm giao tranh ác liệt, khi có bạo động dữ dội hoặc tình huống thiên tai khẩn cấp … tuy nhiên, chớ kéo dài cả sang thời bình, dễ gây bất bình trong nội bộ và ngoài quần chúng.

2. Phong cách giao tiếp tự do, phóng khoáng: phong cách này có ưu điểm là phát huy tính tích cực của con người, làm cho mọi người được thoải mái tâm lý, kích thích sự sáng tạo của cấp dưới trong công việc. Nhưng phong cách này lại đòi hỏi các chủ thể giao tiếp phải có trình độ nhận thức cao, tính tự giác, ý thức trách nhiệm, ý thức tập thể cao, nếu không sẽ dễ nảy sinh tự do quá trớn, phá hỏng kỷ luật, tạo ra sự lộn xộn, vô tổ chức.

3. Phong cách giao tiếp dân chủ: thể hiện ở chỗ luôn tôn trọng nhân cách mọi người. Sự ứng xử tinh tế, nhẹ nhàng dễ tạo nên bầu không khí thân mật, gần gũi, tin cậy lẫn nhau. Phong cách này giải phóng tâm lý cấp dưới khỏi sức ép áp đặt của quyền lực, làm đầu óc con người tỉnh táo, sức sáng tạo dể bùng phát, mang lại những hiệu quả to lớn trong công việc. Phong cách này đã và đang được hình thành, phát triển và được xã hội ủng hộ vì nó đưa con người dần đến văn minh, tiến bộ, hạnh phúc.

Để tạo hiệu quả mỹ mãn cho phong cách giao tiếp dân chủ nêu trên, ta cần lưu ý các vấn đề sau:

- Thứ nhất: hãy tôn trọng nhân cách nhau, nghĩa là tôn trọng phẩm giá, tâm tư, nguyện vọng của nhau, đừng ép buộc nhau bằng cường quyền, uy lực mà hãy bằng uy tín thực sự của mình. Trước tiên, hãy tự đặt mình vào địa vị của người khác trong hoàn cảnh, tình huống giao tiếp, chớ làm điều mà chính mình không thích người ta đối với mình. Để tôn trọng nhân cách người, đừng có tỏ ra “ta đây”, tự cho mình hơn người vì như thế sẽ chẳng bao giờ tạo được thiện cảm, không tạo được thiện cảm sẽ làm cho người khác không bộc lộ phản ứng thật của họ. Vì vậy, tự kiêu, tự phụ cũng là tự giết mình trong đời sống tâm hồn của người khác.

- Thứ hai: hãy nói và nghe nhau cho hết lời để nắm bắt, thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng, lý lẽ của nhau. Muốn vậy, cần biết cách nói và biết cách lắng nghe. Khi nói, cần lời chân thật, giọng điệu ôn hòa, êm dịu, kiêng kỵ lời thô lỗ, cạnh khóe, sỉ vả nhau. Ngay khi cần cho nhau “thuốc đắng dã tật” cũng cần bọc đường thuốc đắng để dễ uống hơn. Khi đã nói thì nói cho rõ ràng, cạn ý, chớ có nửa vời, nước đôi, mập mờ dể gây hiểu lầm, nghi kỵ nhau.

Nghe thì cũng nghe cho hết ý với thái độ trân trọng, chăm chú, chớ bỏ nửa chừng, ngắt lời giữa quảng, tranh nói, dễ gây căng thẳng trong giao tiếp. Điều gì chưa rõ, cần đề nghị nói lại, chớ đừng vội vàng gạt đi. Khi gặp người lắm điều, ngang ngạnh, ăn nói lung tung, càng cần phải ôn tồn đề nghị nói đúng trọng tâm để có quyết định thích hợp trong ứng xử.

- Thứ ba: hãy cùng bàn bạc cho hết lẽ để tìm ra những điểm chung, thống nhất nhau. Bàn bạc để thấy rõ quan điểm đúng sai, lợi hại, biết nhân nhượng nhau để giải quyết vấn đề chung tốt nhất. Mỗi người đều có cái lý của mình nhưng không phải mọi cái lý của mình đều đúng và hợp người, hợp cảnh,  hợp vấn đề mà phải tìm cái lý phục vụ cho lợi ích chung.

Trong bàn bạc cần có sự thông cảm, thậm chí đôi lúc phải biết hy sinh, chấp nhận một phần thiệt thòi của bản thân. Sự thông cảm càng sâu sắc thì mâu thuẫn càng giảm đi.

Trong bàn bạc cần biết cách chờ đợi nhau khi đôi bên chưa tìm được tiếng nói chung. Bởi vì, mỗi người có lập trường, nhận thức, trình độ tư duy, điều kiện hoàn cảnh sống có khác nhau. Hãy chờ đợi sự suy nghĩ, sự lắng lại, sự bình tĩnh cần thiết, đừng nên nóng nảy, vội vàng muốn thống nhất ngay, bất chấp các nguy cơ đổ vỡ tiềm ẩn.

 Sau sự chờ đợi, có thể là sự chấp nhận, bởi chúng ta tồn tại phụ thuộc vào hoàn cảnh. Nhưng chấp nhận hoàn cảnh không có nghĩa là từ bỏ ý muốn cải tạo hoàn cảnh, không có nghĩa là buông xuôi, an phận, mà cần phải vững tâm, kiên trì, chờ đợi thời cơ, điều kiện thích hợp để tác động, giao tiếp theo ý muốn hợp lẽ của mình.

Thế giới tâm hồn con người là vô cùng phong phú và cũng đầy phức tạp, biến động khó lường vì thế giới luôn vận động, phát triển. Do vậy, không thể có một phong cách giao tiếp tối ưu cho mọi trường hợp, dù đó là phong cách giao tiếp dân chủ. Để vận dụng thành công phong cách giao tiếp cần một sự am hiểu con người sâu sắc, một bản lĩnh, kinh nghiệm sống phong phú, một tấm lòng vị tha, đại lượng vì lợi ích chung, vì sự văn minh, tiến bộ, hạnh phúc của tập thể nói riêng và của xã hội nói chung.